「部下から退職したいと言われたが、上司へ何を報告すればよいかわからない」

「可愛がっていた部下なので、冷静に受け止められない」

「引き止めるべきか、応援すべきか迷っている」

部下から退職を告げられたとき、直属の上司も驚きや寂しさを感じます。優秀な部下や長く育ててきた部下であれば、業務への影響だけでなく、個人的な喪失感を覚えることもあるでしょう。

しかし、最初の反応やその後の対応は、退職する本人だけでなく、残るメンバーからも見られています。

まずは退職の意向を冷静に受け止め、本人がどの段階まで意思を固めているか確認します。そのうえで、必要な情報を整理し、自分の上司や人事へ速やかに報告しましょう。

本記事では、部下から退職を告げられたときの初動、上司への報告内容、引き止めの線引き、チームへの共有方法を解説します。

部下から退職を告げられたら最初にすること

退職を告げられた直後は、理由を問い詰めたり、その場で引き止めたりするのではなく、本人の話を落ち着いて聞くことが大切です。

最初の面談では、退職を認める・認めないと結論を出すより、意向と状況を正確に確認します。

まずは「話してくれたこと」へ感謝する

部下にとって、直属の上司へ退職を伝えることは勇気が必要です。

驚いたとしても、最初に次のように返すと、その後の話を聞きやすくなります。

話してくれてありがとう。驚いてはいるけれど、まずは今の考えを聞かせてもらえますか。

「なぜもっと早く言わなかったのか」「期待していたのに」と返すと、部下が本当の理由を話せなくなる可能性があります。

相談なのか退職の申し出なのか確認する

部下の言葉が「辞めるか迷っています」なのか、「退職を決めました」なのかによって対応は変わります。

退職理由は問い詰めず、話せる範囲で聞く

退職理由は、給与、仕事内容、人間関係、家庭事情、健康、キャリアなどさまざまです。

本人が話したくない事情まで無理に聞き出す必要はありません。

次のように、改善可能性と共有範囲を確認しましょう。

話せる範囲で構わないのですが、会社や部署で改善できることはありますか。

上司や人事へ報告するとき、退職理由はどこまで共有してよいですか。

本人が「一身上の都合として伝えてほしい」と希望する場合は、必要以上に個人的な事情を共有しないようにします。

部下の退職を自分の上司へ報告するタイミング

部下から退職の申し出を受けたら、本人との初回面談後、できるだけ早く自分の上司や人事担当者へ報告します。

ただし、部下が「まだ相談段階であり、正式には決めていない」と話している場合は、社内ルールと本人の希望を確認してください。

原則は当日または翌営業日に報告する

正式な退職の申し出であれば、当日または翌営業日を目安に報告します。

報告が遅れると、次の対応にも遅れが出ます。

• 退職日の調整
• 人事上の手続き
• 後任者の選定
• 採用活動
• 担当業務の再配分
• 顧客や取引先への対応
• 有給休暇と最終出勤日の確認

直属の上司が不在の場合は、まずメールや社内チャットで面談の時間を確保しましょう。

チームへの共有は本人との合意後に行う

上司や人事への報告と、同僚への共有は分けて考えます。

部下から退職を聞いた直後に、本人の許可なくチームへ伝えるのは避けましょう。

退職日が確定していない段階で情報が広がると、本人が働きにくくなったり、憶測が生まれたりする可能性があります。

部下の退職を上司へ報告するときの内容

上司への報告では、感情や推測ではなく、確認できている事実と今後決めるべきことを分けます。

ツナグバでは、部下の退職対応を「本人・業務・チーム」の3軸で整理することをおすすめします。

報告する基本項目

上司や人事には、次の項目を報告します。

• 退職を申し出た部下の氏名と所属
• 申し出を受けた日時
• 相談段階か、退職意思が確定しているか
• 本人が希望する退職日
• 本人から聞いている退職理由
• 引き止めの余地があるか
• 担当している主要業務
• 引き継ぎで懸念されること
• チームへの共有希望時期
• 上司や人事へ判断してほしいこと

退職理由については、「キャリアアップのため」と本人が話したのか、「おそらく人間関係だと思う」と上司が推測しているのかを分けます。

事実と推測を分ける

次のような報告は避けましょう。

最近やる気がなかったので、他社から引き抜かれたのだと思います。

本人から聞いていない内容を事実のように伝えると、社内の判断を誤らせる可能性があります。

次のように伝えます。

本人からは、今後のキャリアを考えて退職を決めたと説明を受けています。転職先については聞いていません。

部下の退職を上司へ口頭で報告する例

最初の報告では、結論から簡潔に伝えます。

部下が退職を迷っている段階であれば、次のように伝えます。

〇〇さんから、退職を検討しているとの相談を受けました。現時点では正式な退職の申し出ではありません。業務内容と今後のキャリアに悩んでおり、部署異動が可能であれば検討したいとのことです。情報の共有範囲について本人にも確認したうえで、対応をご相談したいです。

部下の退職を上司へメールで報告する例文

退職という重要事項をメールだけで完結させず、まず面談や電話で報告したうえで、記録としてメールを送る方法が適しています。

退職理由を詳しく書けない場合

本人が個人的な事情を詳しく共有してほしくない場合は、次のように記載します。

退職理由については個人的な事情が含まれるため、本人からは「一身上の都合」として取り扱ってほしいとの希望を受けています。

健康状態や家庭事情など、業務上必要のない情報を広く共有しないようにしましょう。

上司へ報告するときに避けたい表現

部下の退職で動揺していても、上司への報告で部下を責める表現は避けます。

部下を引き止めてもよいケース

退職を引き止めること自体が、すべて悪いわけではありません。

本人がまだ迷っており、会社側で現実的に改善できる問題がある場合は、選択肢を提示できます。

引き止めを検討できるケース

• 部下が退職を迷っている
• 部署異動で仕事内容を変えられる
• 業務量や勤務時間を具体的に改善できる
• 評価や役割の認識に行き違いがある
• キャリア形成を支援できる部署や制度がある
• 本人が会社からの提案を聞きたいと考えている

引き止める場合は、その場しのぎの約束ではなく、実現できる内容だけを提示します。

現在の業務量が一番の理由であれば、担当の再配分を含めて検討できます。すぐに回答を求めることはしないので、会社からの提案を聞く意思があるか教えてもらえますか。

引き止めを控えたいケース

次のような場合は、強く引き止めることで関係を悪化させる可能性があります。

• 退職の意思が明確に固まっている
• 転職先への入社日が決まっている
• 現職では実現できない仕事を希望している
• 健康上の理由で勤務継続が難しい
• 会社側が待遇や環境を改善できない
• 過去にも改善を約束したが実行していない

「次の評価で昇進させる」「必ず給与を上げる」といった、確約できない条件で引き止めるのは避けましょう。

部下の退職時に上司がしてはいけないこと

退職を告げられたときの上司の反応は、本人だけでなく、チーム全体の会社に対する信頼にも影響します。

感情的に責める

次のような言葉は避けましょう。

• ここまで育てたのに恩を感じないのか
• 忙しい時期に辞めるのは無責任だ
• 他社では通用しない
• 退職するなら評価を下げる
• 代わりが見つかるまで辞められない
• もっと早く相談すべきだった

上司として寂しさや悔しさを感じることは自然です。しかし、その感情を部下へぶつけることと、感情を持つことは別です。

退職理由を無理に聞き出す

部下が話したくない個人的事情や転職先について、繰り返し質問するのは避けます。

業務上必要なのは、退職意思、希望日、引き継ぎ、会社側で対応すべき問題です。

退職する人だけ扱いを変える

退職の申し出後に仕事を取り上げる、会議から外す、冷たい態度を取るなどの対応は、本人だけでなく残る社員にも不安を与えます。

一方、退職日直前まで新しい長期案件を任せるのも適切とは限りません。引き継ぎを考慮しながら、合理的に担当範囲を調整しましょう。

本人より先に周囲へ話す

上司が善意で「〇〇さんが辞めるらしい」と話してしまうと、本人が意図しない形で情報が広がります。

共有時期と内容は、人事・本人と相談したうえで決めてください。

チームへ部下の退職を伝える方法

退職日や引き継ぎ方針が決まったら、本人と相談してチームへ共有します。

共有時には、退職理由の詳細よりも、事実と今後の業務体制を伝えることが重要です。

チームへの共有例

残るメンバーの不安にも対応する

部下の退職を共有すると、残るメンバーは次のような不安を抱くことがあります。

• 退職者の仕事がすべて自分に来るのではないか
• 部署に何か問題があるのではないか
• また誰かが辞めるのではないか
• 採用や補充は行われるのか
• 自分の働き方にも影響するのか

「皆で協力してください」だけで終わらせず、業務の再配分や採用予定を説明します。

不明なことは無理に断定せず、「〇日までに方針を共有する」と期限を示しましょう。

引き継ぎを円滑に進める方法

退職者だけに引き継ぎを任せず、上司が進捗を管理します。

退職者が有給休暇を取得する場合は、退職日ではなく最終出勤日から逆算して引き継ぎ計画を作成します。

引き継ぎで優先する業務を決める

すべてを完璧に文書化する時間がない場合は、次の順番で優先します。

1. 売上や顧客に影響する業務
2. 期限が決まっている案件
3. 本人しか知らない属人業務
4. 法令・契約・支払いに関わる業務
5. 定期的に発生する社内業務

この機会に不要な業務を廃止することも検討しましょう。退職者の仕事をそのまま別の社員へ移すだけでは、次の業務過多を生む可能性があります。

可愛がっていた部下が辞めるときの上司の気持ち

可愛がっていた部下が退職すると、上司はさまざまな気持ちを抱きます。

• 寂しい
• 成長をもっと見たかった
• 自分の指導が悪かったのではないか
• 期待を裏切られたように感じる
• 他社へ行くことが悔しい
• 将来の活躍を応援したい
• 困ったときは戻ってきてほしい

複数の感情を同時に抱くことも珍しくありません。

部下が辞めると寂しいのは自然なこと

部下の成長に時間を使い、一緒に困難を乗り越えてきた場合、退職を寂しいと感じるのは自然です。

寂しさを無理に否定する必要はありません。ただし、部下に罪悪感を持たせる表現は避けましょう。

「辞められると寂しい」と伝える場合も、応援する気持ちを添えます。

一緒に働けなくなるのは寂しいですが、これまで頑張ってくれたことに感謝しています。新しい挑戦も応援しています。

部下の退職を自分の失敗だけにしない

部下が辞めると、「自分のマネジメントが悪かった」と考える上司もいます。

振り返りは必要ですが、退職理由は一つとは限りません。本人のライフプラン、希望職種、家庭事情など、上司には変えられない理由もあります。

次の3つに分けて振り返りましょう。

部下の退職を組織改善につなげる方法

退職が確定したら、本人への対応と並行して、チームの仕組みを見直します。

退職理由を個人の問題だけにしない

「本人がキャリアアップしたかったから」で終わらせず、会社側で改善できることがなかったか確認します。

• 業務量は適切だったか
• 本人の希望するキャリアを把握していたか
• 評価理由を説明できていたか
• 相談しやすい関係を作れていたか
• 特定の人に仕事が集中していなかったか
• 成長機会を提供できていたか

退職面談の内容をチーム改善へ生かす

退職理由を本人の同意なく個人が特定できる形で共有するのは避けます。

組織改善に使う場合は、次のように課題を一般化します。

• 「〇〇さんが上司を嫌っていた」ではなく「相談経路が直属上司に限られていた」
• 「本人の忍耐力がなかった」ではなく「繁忙期の業務配分に課題があった」
• 「成長意欲が高すぎた」ではなく「社内のキャリアパスが見えにくかった」

残る部下との1on1を行う

退職者が出た後は、残るメンバーと個別に話す機会を作ります。

「辞める予定はないか」と直接探るのではなく、現在の業務や今後の希望を確認しましょう。

厚生労働省の「こころの耳」でも、部下の普段と異なる様子へ早めに気づくことや、上司自身のゆとりを確保することが案内されています。こころの耳「部下を持つ方へ」

退職する部下へ最後に伝えたい言葉

最終出勤日には、これまでの貢献に対して具体的に感謝を伝えます。

「頑張ってくれてありがとう」だけでなく、どの行動が印象に残っているかを伝えると、形式的ではない言葉になります。

退職後も連絡を取りたい場合は、一方的に関係の継続を求めず、本人の意向を確認します。

もし負担でなければ、退職後も時々近況を聞かせてもらえるとうれしいです。

会社の顧客情報や機密情報を持ち出すような関係にならないよう、退職後も適切な距離を保ちましょう。

部下の退職と上司への報告に関するよくある質問

部下の退職は事実を整理して上司・人事へ速やかに報告しよう

部下から退職を告げられたら、まずは冷静に話を聞き、相談段階か意思が固まっているかを確認します。

そのうえで、次の内容を自分の上司や人事へ速やかに報告しましょう。

1. 本人の退職意思と希望退職日
2. 本人から聞いている退職理由
3. 社内で共有してよい範囲
4. 担当業務と引き継ぎの懸念
5. チームへの影響と必要な支援

報告では、本人・業務・チームの3軸で整理し、事実と推測を分けることが大切です。

可愛がっていた部下が退職すれば、寂しさや後悔を感じることもあります。しかし、部下の決断を責めるのではなく、これまでの貢献へ感謝し、最後まで安心して働ける環境を整えることが上司の役割です。

部下の退職を単なる人員減として終わらせず、業務配分、育成、評価、キャリア支援を見直す機会にしましょう。

なお、この記事を「退職を伝えたら上司がどう感じるか不安」という20代の方が読んでいる場合も、上司の感情だけを理由に退職を諦める必要はありません。感謝を伝え、引き継ぎへ誠実に対応しながら、自分のキャリアも大切にしてください。