適職診断を受けてみる
1. 後任がいない場合でも大丈夫 — 退職メールの基本マナー
メールで退職を伝えても礼を欠かない理由と注意点
「後任が決まっていないのに、メールで退職を伝えていいのかな」と不安になる人は多いようですが、リモート勤務が増えた今では、メールで伝えるのも状況によっては自然だと言われています。実際、「口頭での報告が難しい場合はメールが選択肢になる」と紹介されているページもあります。
関連記事はこちらから。
ただ、メールだけで完結させるのではなく、できれば上司へ一言添えるなど、ちょっとした気遣いがあると印象は変わります。たとえば「すみません、急ぎのご相談があります」とチャットで声をかけた上でメールを送る人もいるようで、読者からも「その方がやり取りがスムーズでした」という声があると言われています。
「メールだと冷たい印象にならない？」という相談もありますが、結局のところ内容が丁寧で、前向きな姿勢が伝われば失礼にはならないと説明されています
社内・社外でメール送付が許容される状況とは
社内であれば、上司に事前に辞意を伝えたあと、関係者向けにメールを送る流れが一般的だと言われています。社外向けの「退職挨拶メール」についても、引き継ぎ担当者が未定の場合は、その旨を正直に記載して問題ないと解説されています
一方、どうしても上司に直接話せないケース――在宅勤務、勤務地が分散している、上司が長期不在など――は、メールで辞意を伝えることが“やむを得ない形”として扱われることもあるようです。
実際、「リモート中心の職場ではメール報告も増えている」と言われており、職場環境に合わせて判断するのが現実的です。
送信のタイミングの目安（退職予定の2週間〜1か月前など）
タイミングについては「退職予定日の2週間〜1か月前」がひとつの目安と紹介されています。
民法上は“2週間前”で足りるとも言われていますが、実務では引き継ぎ準備や案件の整理が必要になるため、少し早めに伝える人が多いようです。
実際、読者からも「早めに報告したおかげで引き継ぎがスムーズだった」「後任がいなくても落ち着いて進められた」という声があるようで、メール送信のタイミングがその後の職場との関係づくりに影響すると考えられています。
2. 後任不在でも安心 — 引き継ぎと「失礼にならない」ための工夫
後任未定ならその旨を率直に伝え、現状の引き継ぎ準備状況を明記
「後任がまだ決まっていないのに、どう書けばいいんだろう」と不安になる人は多いようです。実際、退職記事でも「後任が未定の場合は、その旨を率直に書いて問題ない」と説明されていると言われています。
たとえばメールでは「後任は現在調整中ですが、担当業務の概要と進行状況をまとめております」といった形で、今できる範囲の引き継ぎ姿勢を示すだけでも、受け取る相手の印象はかなり変わります。
読者の中には「率直に書いたほうが誤解が生まれなくてよかった」という声もあると言われていて、曖昧にせず現状を素直に伝えることが相手への配慮になる、という考え方が広がっています。
関連記事はこちらから。
業務マニュアル化やデータ整理など具体的な引き継ぎ準備を示すと印象良し
退職メールで大切なのは“責任放棄ではなく、できるだけの準備はしている”という姿勢です。
「資料整理やマニュアル化を進めている」といった具体的な文言を添えると、社内外の相手に安心感を与えられると言われています
実際の現場でも、「データの保存場所」「担当案件の進行状況」「未完了タスク」などを一覧化し、メールと併せて共有する人が増えているようです。
会話でも「ここまで整理しておきましたので、後任の方へ引き継ぎしやすいかと思います」と一言添えると、丁寧さが自然と伝わります。
こうした姿勢は、自分の評価というより“トラブルを減らすための実務的な工夫”としても役に立つと言われています。
法的には退職の自由が保障されている — 会社都合で拒否されても対処可能とされる
「後任がいないから退職を認めない」と言われて戸惑う人もいますが、法律上は“退職の自由”が認められていると解説されています。
もちろん対立を避けたい気持ちは自然ですが、会社側が「後任不在」を理由に退職を拒否することは難しいと言われており、必要以上に自分を責める必要はありません。
実務では、引き継ぎメモの提出や社内連絡の整理など、できる範囲の配慮を行いながら退職手続きを進めた人から「思ったよりスムーズだった」という声がよくあるようです。
「丁寧に説明しておくと、後任がいなくても問題にならなかった」というケースも紹介されており、落ち着いて対応すれば前に進みやすいと言われています。
3. シーン別：社内向け／社外向けの退職メール 例文とポイント
社内向けの例文とよく使われるフォーマット（宛名、挨拶、感謝、連絡先など）
社内向けの退職メールは、「宛名 → 簡単な挨拶 → 退職日 → 感謝 → 引き継ぎ情報 → 連絡先」の流れが一般的だと言われています。たとえば、上司や同僚に送る際には、形式ばりすぎない丁寧さがちょうど良いという声が多いようです。
実際に読者からは「短すぎると事務的に見えるけれど、長文すぎても読みにくい」という意見があり、適度なボリュームでまとめるほうが印象が良かったと紹介されています。
ーーー
▼社内向けメール例文（会話風に補足つき）
「○○部 各位
お疲れさまです、□□です。
私事で恐縮ですが、◯月◯日をもちまして退職することとなりました。
上司に『一度相談ほしい』と声をかけたうえで、メールを送る人も多いようで、その流れのほうが自然と言われています。感謝の言葉は“長年お世話になりました”のようにシンプルでも十分とされています。
担当していた業務は現在整理を進めており、必要な資料をフォルダにまとめています。何かありましたら下記アドレスまでご連絡ください。
今まで本当にありがとうございました。」
フォーマットの基本は「見出しを整える・改行を多めに入れる・署名を忘れない」。これだけで読みやすさが大きく変わると言われています。
関連記事はこちらから。
社外（取引先・クライアントなど）向けの例文 — 引き継ぎ担当者紹介、後任の連絡先提示などを含めるのがベター
社外向けメールでは、社内以上に“誰が後任か”“今後の連絡先はどこか”を明確に書くことが重要と言われています。特に取引先は業務が止まることを心配しやすいため、安心してもらえる書き方が求められると解説されています。
ーーー
▼社外向けメール例文（実務寄り）
「○○株式会社 △△様
いつもお世話になっております、□□です。
私事で恐縮ですが、◯月◯日をもちまして退職いたします。
担当業務については、現在後任を調整中ですが、当面のご連絡は下記の者が承ります。
【一時窓口】○○部××（メール：xxx@会社）
差し支えなければ、今後のお取引が円滑に進むよう、必要な資料は共有済みですのでご確認いただければ幸いです。
在籍中は大変お世話になりました。今後の貴社のご発展を心よりお祈りしています。」
このように、後任の情報や一時窓口を示すことで、相手側が困らないように配慮できると言われています
また、「感謝 → 引き継ぎ → 今後の連絡先」の順にまとめると、読み手にとって負担が少ない構成になると紹介されています。
4. 退職メールを送ったあとの「安心して転職を進めるためのステップ」
心残りなく引き継ぎを終えるための準備（マニュアル・引き継ぎメモ）という「見える形での誠意」
退職メールを送ったあと、「もう少しやるべきことがある気がする」と落ち着かない人もいるようです。その場合、まず取り組みたいのが、マニュアルや引き継ぎメモの作成だと言われています。業務の流れや資料の保存場所、よくある問い合わせなどを簡潔にまとめておくと、後任がいなくても業務が止まりにくくなり、周囲の負担を減らせると紹介されています
会話でも「これだけ整えておけば安心ですよね？」と上司に確認しながら進める人が多いようで、“見える形での誠意” は職場からの印象にもつながりやすいと言われています。
実際、「必要ページをまとめたフォルダを作る」「未完了タスクだけメモにして共有する」など、負担の少ない方法でも十分効果があると説明されています。
挨拶メール以外に、必要に応じて口頭で感謝を伝える、名刺や連絡先交換するなど “フェアな別れ” を意識する
メールを送ったから終わり、ではなく、状況が許せば一言の声かけがあると雰囲気が柔らかくなると言われています。
たとえば、「今までありがとうございました」「少しの間、ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いします」など、短い言葉でも十分に気持ちは伝わるようです。
また、名刺交換や連絡先の共有は、“退職後も良好な関係を続けられる小さな工夫” として紹介されており、ビジネスパーソンにとっては後々の助けになると言われています。
実際、読者からも「退職直前に一度あいさつしただけで和やかに終われた」という声があるようで、フェアな別れ方が中長期的にプラスになるという考え方が広がっています。
退職後のフォローや連絡先共有 — 今後の人脈として良好な関係を残すために配慮する余地
退職後も連絡を取れる関係を残しておくことは、転職後のキャリアに役立つと言われています。
「一度離れた会社でも、後から協力してくれることがあった」というケースは少なくなく、業界情報を共有したり、取引先としてつながる場面もあるようです。
とはいえ、しつこく連絡する必要はなく、引き継ぎに関する質問が来たときに丁寧に返す程度で十分と言われています。
むしろその一回のやり取りが“誠実さ”として記憶に残ることもあるようで、長い目で見た関係づくりにもつながると紹介されています。
読者の中には「丁寧に返したおかげで、転職先とのパイプができた」という例もあると言われていて、退職後の対応が思わぬ形でプラスになる可能性もあるようです。
関連記事はこちらから。
転職の「無料相談」はこちらから。
5. あなたの未来をサポート
ここまで記事を読んでいただき、ありがとうございます。もし「未経験から挑戦したいが自信がない」「どのエージェントが自分に合っているか知りたい」といったご相談がありましたら、ぜひ一度専門家にご相談ください。
キャリアコンサルタントは、あなたのスキルと目標を客観的に評価し、成功者が実践した戦略を基に、最適なアドバイスを提供します。
あなたの持つ可能性を最大限に引き出し、理想のキャリアを実現するために、まずは無料のキャリア相談から始めてみませんか？
転職の「無料相談」はこちらから。
転職の「適職診断」と「チャット相談」はこちら（LINE）から。
この記事を書いた人
石井 優花（いしいゆうか）
株式会社ツナグバ 公式サイト
Work Experience: 養護教諭
Hobby: 映画・ドラマ鑑賞、カラオケ、料理
MBTI: 主人公-ENFJ-
Favorite: 美味しいご飯・お酒、歴史・美術・邦画、あいみょん
初めての転職やブランクからの正社員採用も、丁寧な面談と面接練習でサポートします！一人ひとりの軸を大切にし、納得できる結果を目指して寄り添います。不安を自信に変え、一緒に新たな一歩を踏み出しましょう！
この記事の監修
海老名 信行
取締役/COO
株式会社ツナグバ
大学卒業後、株式会社ギャプライズにてWebマーケティング支援の営業として、大企業を中心とした新規顧客開拓とリレーション構築に従事。
次に、株式会社サイファーポイントに取締役/営業責任者として参画。新規顧客開拓、DXコンサルティング、WEBマーケティング支援を経験。
プロフィール紹介