未経験から事務として成功するためのスキルと心構え｜20代未経験の転職ならツナグバ

2023-10-122024-05-17

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事務職は、企業や団体のオフィスで業務に関するサポートを行い、業務遂行の円滑性を確保するための重要な役割を果たします。未経験から事務職に就く場合、基本的なスキルや心構えを身につけることが必要です。

スキル面では、ExcelやWordをはじめとするOfficeソフトウェアの使い方に習熟することが求められます。一方、ビジネスマナーや身だしなみ、コミュニケーションスキルにもしっかりと目を向ける必要があります。

また、自己研鑽の姿勢を常に持ち、チャレンジ精神を持って業務に取り組むことも大切です。事務職で活躍するためには、高い責任感やチームワーク、コミュニケーション能力や持続的なスキルアップに取り組む姿勢が重要になります。

事務の仕事内容とは

事務は、企業や団体のオフィスや支店での業務をサポートする役割を担います。一般的な仕事内容には、以下のようなものがあります。

電話対応や来客対応
書類やメールの作成や整理
会議やイベントの手配や資料作成
伝票や請求書の処理
社員の勤怠管理や資料の保管
事務機器の管理や補充

事務が担当する具体的な業務例としては、以下のようなものがあります。

請求書や明細書を入力して発行すること
見積書の作成
顧客からの受注に対応すること
社員の出退勤管理をすること
新入社員の教育や研修に関する事務的なサポート
プロジェクトチームのサポートをすることなどです。事務の仕事は、企業や団体の業務の中心になることは少ないですが、スムーズな業務遂行に欠かせない大切な役を担っています。

未経験から事務正社員になるには

未経験から事務正社員になるには、以下のようなステップが必要です。

事務の役割や業務を知ることが大切

事務は、企業や団体のオフィスで業務をサポートする役割を担っていますが、業務内容は多岐に渡ります。入力業務や文書作成、受電や来客対応、会議資料作成、メール対応など、様々な業務があります。未経験から事務職に就く場合、事務の業務全般について学ぶことが重要です。

パソコンスキルに磨きをかける

事務職には、パソコンスキルが不可欠です。特にExcelやWordなどのOfficeソフトの基本的な使い方はマスターしておくことが重要です。また、ビジネスマナーに必要なEメールや電子カルテなどの操作スキルも身につけてみましょう。

IT化が進んでいる現代にはビジネスマナーも重要

事務職に就く上で、ビジネスマナーも非常に重要です。ビジネスマナーとして、常識的な挨拶や電話応対、メールのマナー、身だしなみなどを学習しましょう。最近では、オンライン上でのコミュニケーションも増えていますので、オンラインでのビジネスマナーについても知識を身につけておくと良いでしょう。

事務職を目指す人に役立つスキル

事務職に就く上で、以下のスキルが役立ちます。

ExcelやWordなどのOfficeソフトの基本的な使い方
電話応対や受付対応のスキル
ビジネスマナーやマナー対応スキル
文書や書類作成の基本知識
モチベーションや協調性などの人間力

面接でアピールすべきポイント

事務職に就くための面接では、以下のスキル・経験についてアピールすることが大切です。

PCスキルやExcelやWordなどのOfficeスキルのレベル
ビジネスマナー、身だしなみ、応対など
各種文書の作成能力や、簡単なPCプログラミングの知識など

以上の点に注目し、継続的に学習しスキルアップを心がけるとよいでしょう。

事務の職探しのコツ

以下は、事務の職探しのコツについてのアドバイスです。

求人誌や求人サイトを活用する

新聞の求人欄や求人サイトを積極的にチェックすることが重要です。新聞の求人欄やハローワークの求人サービスなども利用して、情報収集や求人情報を収集しましょう。また、正社員だけでなく、派遣・アルバイト・契約員も視野に入れて見ることも重要です。

業界や企業について調べ、適切な企業を選ぶ

自分が興味を持つ業界、職場環境や企業風土についても研究することが重要です。自分の優先事項や必要条件に合う企業を選び、効率的に自分に合った職場を探しましょう。

面接でアピールすべきポイントを準備する

事務職を求めるにあたって、面接でアピールすべきポイントをしっかりと準備しましょう。主には、ビジネススキル、知識・経験、人間性（柔軟性・協力精神・コミュニケーション能力など）についてのアピールが求められるでしょう。自分の強みや長所を証明する具体的な例を用意して面接に臨みましょう。

業界専門の転職サイトを利用する

業界専門の転職サイトを利用することで、自分に合った仕事や適切な企業を見つけることができます。また、転職サイトには、専門家からのアドバイスや、転職支援サービスもあるため、自信を持って転職活動ができるようになります。以上の点に注意し、自分に合った求人情報にアプローチしていくことが大切です。

事務を目指す人に役立つスキル

事務を目指す人に役立つスキルとして、以下のものが挙げられます。

ExcelやWordなどのOfficeソフトの基本的な使い方

事務職に就くためには、日々の業務で文書作成や表計算などが必要になります。そのため、ExcelやWordなどのOfficeソフトの基本操作に慣れておくことが大切です。

電話応対や受付対応のスキル

事務職には、顧客対応や来客対応が欠かせません。そのため、電話応対や受付業務のスキルを磨く必要があります。

ビジネスマナー、身だしなみ、応対など

仕事をする上でのマナーや、自分自身の身だしなみ、応対などが重要になってきます。自分の行動や発言に気を遣い、常に社内外での良好な印象をもてるように心がけましょう。

書類や文書作成の基本知識

事務職では、書類の作成・編集が大きな割合を占めています。ビジネス文書の定型文や、封筒・名刺のレイアウト、連絡先やTEL/FAX/FAX番号の表記などの基本を理解しておくことが大切です。

モチベーションや協調性などの人間力

事務職には、多くの場合チームで働くことが多いため、協調性が求められます。また、業務に対して高いモチベーションを保ちながら、仕事に取り組むことが大切です。以上のスキルを身につけることで、より一層事務職に有利な形で面接を受けることができます。

事務として働く上で大切な心構え

事務職には、以下のような心構えが求められます。

責任感やチームワーク

業務に対して真摯に向き合い、責任感を持ちながら、チームメンバーと協力して取り組むことが大切です。また、仕事に対して率先して行動する姿勢を持ち続けることが求められます。

コミュニケーションスキル

業務において、上司・同僚・顧客など多方面とのコミュニケーションを取る必要があります。そのため、明確かつ丁寧な表現や、しっかりと伝えることが求められます。また、物事を客観的に分析し、対話をするスキルも必要です。

自己管理能力

業務において、スムーズに進めるために自己管理が大切です。時間管理や優先順位を付けるなど、効率的な仕事の進め方が必要です。また、ストレスに対処し、メンタルヘルスを守ることも大切です。

持続的な成長

事務職は、業界や企業、技術が日進月歩に進化していきます。自己研鑽の姿勢を持ち、積極的に新しい知識や技術を学び、持続的な成長を目指すことが大切です。事務職には、これらのような心構えが求められます。このような姿勢を持つことで、高いモチベーションを保ちながら、プロの事務職員として業務に取り組むことができます。